进货单

  经常活动离不开进货,辉煌版则通过进货单来处理。进货单一方面将商品采购入库,一方面可以进行支付影响应收应付和现金银行,实现物流和钱流同步处理;一方面处理了进货业务,一方面又可以处理获赠业务和优惠业务,使我们多种业务一单完成。

  操作: “业务录入”--进货单 
  或图形化菜单“进货管理”--进货单
  进货单上有供货单位、经手人、部门、供货仓库、票据类型、付款账户、付款过程、选择订单、科目详情等项目。
 

  

1、经手人和部门
经手人,即业务员。打开空白单据时,经手人默认为操作员,部门默认为经手人所在部门。一旦在“用户配置”中配置了“录单时不允许修改经手人”,则经手人信息不允许修改。
注意:如果操作员是管理员,则经手人为空,并且经手人任何时候都可以修改。
 

2、票据类型
在单据上方,有“票据类型”选项,可以选择“自定义”、“收据”及“税票”三种格式。系统默认的为“自定义”格式,用户可在“辅助功能-单据格式配置”中自定义单据格式,可选择是否需要折扣、折后单价、折后金额、税率(%)、税额、含税单价、含税金额、规格、型号、产地、单位、生产日期及批号等字段。
注意:票据类型的选择应在录入单据具体信息前进行,如果已经录入信息,则不能修改票据类型。
 

3、进货获赠处理
在进货过程中,如果供货商同时赠送一些商品,则可以在录入商品后点击鼠标右键选择“赠品”或按F4键,则该商品信息的状态字段将标记为“赠品”,赠品的入库价格为“0”。
 

4、计算功能
数据区中相关数据项是可以自动运算的(包括自动反算)。例如,录入“单价”和“数量”后系统将自动计算出“金额”;直接输入“含税单价”和“税率”,系统则会自动反算出不含税额单价。
注意:单元格也有计算功能。比如你在数量格录入:20*3,然后回车就得到60了。
 

5、在两行间插入或删除一条记录
录入进货单时,用户可能经常需要在已录好的行中间插入或删除一条记录,具体操作如下:
插入行:鼠标选中有信息的一行,按Insert键,即可在该行上方插入一行。
删除行:选中需要删除的信息行,点Delete键删除名称信息,然后在该行外任意地方点击鼠标,该行即被删除。
注意:如果在某两行信息间多出一些空行,则点击空行上信息插入行,然后光标移动到其它行就会自动删除多余的空行。
 

6、付款项目
在单据的下方有“付款账户”和“付款金额”两个输入框。如用户处理的是货到付款或者是货到支付部分货款的业务,则用户需要选择付款的账户和付款金额;如用户在购买时不支付任何款项,即不填任何项目,全部金额将会挂在此供货单位的应付账款中。
例如,企业购买商品时马上支付了500元现金,则在“付款账户”处选择“现金”,在“付款金额”处输入500元,表示企业已经支付500元货款,余下的230元将挂为往来账。
在操作业务单据时,也可以使用多账户方式进行付款,点击“付款金额”后的按钮,会弹出“多支付方式”选择窗口。在该选择框中,可以输入不同账户分别支付的金额,在多支付窗口,可以使用预付款进行支付。使用多支付方式后,在“付款账户”处将自动显示“现金银行多账户”。在进货单中,可以使用预付账款进行结算。

注意一旦支付方式超过两种,则单据界面上的付款账户就不允许直接选择,付款金额也不允许直接录入。

     在多支付方式中,可以使用预收账款进行业务结算。

7、优惠金额
实现优惠折让或抹零功能,如上例合计金额为750元,供货商实际只收取730元,则可将20元作为优惠处理,加上已经支付的500元,则企业欠“供应商2”230元,应付账款增加230元。系统将优惠金额作为费用处理,可以在“数据查询-财务查询-费用合计统计”和“数据查询-账务查询-经营情况表(利润表)”中进行查询。
注意:操作员能够录入的优惠金额受该职员“每单优惠限额”约束。
 

8、数量录入
数量的多种录入方式。首先,我们在单据上选择了商品的单位信息后,可以直接在数量处,录入所选单位的数量。如果用户的商品信息采用了多单位,则我们也提供了更方便用录入方式,此时,双击数量字段,或点击“F9”快捷键,则会弹出商品多单位录入窗口,如下图,在窗口中,用户可以根据各单位的实际情况录入数量信息。录入完成后,系统会自动根据界面的录入信息及单位关系,自动转换单据上的数量及辅助数量信息。如下图:


 

9、优惠金额
优惠金额:即供货单位对我方的优惠,优惠金额记录费用类科目“优惠”中,做减法运算。并且,应收应付也扣除优惠金额,比如上图示,此单过账后,我方应付款就只增加15502元,而不是15502.5元。 如果是负优惠,则表示我们对供货单位的优惠。
 

10、运费分摊
在企业进行商品采购的过程中,经常会产生运费。在实际工作中,企业非常希望能将运费计入到商品成本当中,以便核算真实的采购成本。进货运费分摊功能将成功解决这一问题。
使用方法:首先,在单据格式配置中,配置进货单的运费、入库单价、入库金额三个字段。配置完成后,在进货单的表体字段中,会增加运费、入库单价、入库金额三个字段,在表尾会增加运费往来单位、运费付款账户、运费付款金额、运费合计四个内容。
然后,在每行商品的表体运费字段处输入需要分摊的运费金额,系统会自动计算入库单价和入库金额。也可以在表尾运费合计处录入运费总金额,点击自动分配后 选择按数量分配、按折后金额分配、按含税金额分配,系统会根据对应的条件比重自动分摊每类商品的分摊运费。
使用原则:

  •  进货单表体运费合计值必须等于表尾的运费合计字段。

  •  运费往来单位和进货单位,可以为不同的单位,系统会分析进行往来对账。运费付款和进货付款是分别进行的,需要注意。运费在按单结算时,也是是单独结算的。

  •  使用进货运费分摊功能后,入库成本以入库单价来核算,而非单价字段。

  •   进货退货暂不支持运费分摊功能。

11、整单折扣

整单折扣功用主要用于对单据中所有商品进行打折操作。录入整单折扣后,单据中的所有商品将会按整单折扣进行打折处理,并影响折后单价及折后金额。

当整单折扣与单品折扣修改后,以最后修改的数据作为商品行的折扣 数据。

 

功能按钮介绍

进货订单:即订单为进货依据调用未完成的订单商品,点击进货订单,从订单列表中选择要执行订单。
选择订单信息后,系统会自动将订单中的未完成数量写入进货单中;进货单过账后,系统会将执行数量反写到订单中,并且比较完成数量与订货数量,如果完成数量大于或等于订货数量,则标记该订单完成,反之则未完成。通过“进货订单查询”可以查询订单的完成情况。

选询价单:采购部门可以根据进货单位询价单的回执决定是否进货,如果询价结果合适,我们可以在进货单中直接选取此笔询价单进行进货单处理。
付款过程:在按单结算处理情况下,一笔进货业务可能是分几次付款完成的。 通过“付款过程”,可以查看此单据的付款明细,也可以进一步查询对应的付款单。
科目详情:查看该单据过账后引起的各项财务数据的变化。
打印:即对实现对单据内容的打印或自定义打印模板或将数据为EXEL。如果录账配置“打印单据之前必须保存数据”选中,则打印时即保存,防止漏单。
退出:即关闭单据进行保存。系统提供三种方式:保存单据、存为草稿和废弃退出。
下面对三种过账方式的异同进行说明:
保存单据:即单据过账,单据存入“经营历程”,单据中的商品、数量、单价等将不能修改,同时软件中的库存数量和账务数据、涉及到的相关报表发生相应的变化;
存入草稿:即单据被存为草稿,生成的草稿在“业务录入—业务草稿”中查看和修改;存入草稿不会影响任何账务和库存数据,在确认该进货单无误时,可以进入“业务录入-业务草稿”进行过账处理;
废弃退出:即单据作废,系统不作保存。

其它功能

进价异常提示

录入进货单时,如果本次进价与最近进价差异大于50%,则会出现进价异常提示。

注意:由于此方法均以单位关系和基本单为计算依据,所以,在具体使用中可能会出现小数误差,这是无法避免的,也是正常情况。

进货开票处理

  • 单据格式配置中,将货单中“开票金额”配置

  • 进货单中录入开票金额

  • 对于已经过账单据,要想补充开票金额,则到往来对账中进行开票处理

查看单位应收应付

  • 选择往来单位时,如果有应收应付权限,可以查看到单位的应收应付;

  • 选择往来单位后,按F3可以在单据表头临时显示应收应付,没有单位应收应付权限时无法查询;进货单、销售单、收款单、付款单都是如此。

     注意:如果设置了单位应付款上限,即我方针对某一单位的最高欠款金额,则在进货单过账时将进行我方欠款比较,如果我们欠款已经达到应付款上限将进行提示,防止我方过多地欠账而影响正常的经营。

   价格方式:

使用了价格跟踪且有价格跟踪记录则使用价格跟踪记录价格使用了价格跟踪但没有价格跟踪记录使用价格0没有使用价格跟踪的使用最近折前进价 。进货订单、受托收货单、进货单三者读取价格方式相同。

扫描枪自动累加及条码录入:

商品录入时,扫描枪扫描到条码相同的商品时将只列出一次,此商品自动实现数量累加;表体右键有“条码录入”框,直接输入商品条码和数量。所有相关选择商品的 物流单据都具有此功能。

 

 

 

 

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